8 mistakes you make when panning your day

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#1 you don't add everything to your calendar

日历可以看作时间的预算表,只有都记录下来才可以追踪自己的时间使用情况。
如果只是做了预算,又无法统计使用情况,那么这个预算做的没有价值。

#2 you're not making it a part of your routine

将日程表查看变成例行的动作.
持续保持对时间负责人的状态。

#3 you're not being detailed enough

日程表既可以看作时间的预算也可以看作一天的时间线。
详细地记录可以避免在工作中决策疲劳
如果不够详细,那就等到了时间发现不知道要做啥。
以6-8点计划为例,计划【准备考试】,这样是有问题的,在这个时间段内应该画大纲?浏览书籍?阅读特定章节?模拟测试?所以需要把做什么的细节也加入进来。

#4 you're not treating it as a to-do list

日程表和任务结合起来可以更高效,完成后再日程表中划掉任务。之后回顾起来会很有成就感,一天完成了满满的任务。

#5 you're forgetting to add buffers

增加缓冲的好处:

  1. They can act as breaks
    1. 允许我们在任务之间休息和充电
    2. 如果规划的越多,越容易导致燃尽热情
    3. 预留一些时间是必要的
  2. Buffers save your calendar
    1. 如果花费了比预计长的时间,缓冲时间块可以确保日程不会乱套

#6 you go overboard on color

颜色是为了帮助你使日程一目了然,不是为了增加系统的复杂程度
挑选3-4种主色调颜色作为需要用到的日程的背景颜色,可以让日程表鸟瞰时更一目了然

#7 you forget your daily tasks

需要做的事情有固定的时间去规划,但是对于一些需要经常做的日程却没有放进来。例如每日任务,可以使用谷歌日历设置成全天日历

#8 you aren't flexible

如果工作依赖其他人或者其他外部因素,日程变更会经常碰到。但是日程变更可以不影响规划的时间,只是将这个日程和其他的日程做一个调换。

How to organize your calendar - The Ultimate Guide

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#1 Set up your calendar in a way that suits you

有一个困扰几个世纪的问题:哪种日程表是最好的,数字的还是实体的。
如果是数字的,哪个软件是最好的。

The best workout program is the one you'll actually stick to

最好的方式和应用是你实际使用并能坚持的。
区分生活中不同类型的事件,使用颜色进行区分

#2 Add events and relevant information

添加事件相关的信息可以减少处理事件的摩擦力
将相关信息都及记录下来,可以在处理时一下子知道上下文信息,不需要再查询邮箱,笔记系统等,减少需要回忆带来的损耗

  • 可选任务
    • 创建可选任务,用特殊的颜色标识,到时间再决定是否开始做
  • 重复任务
    • 数字日程表的优势更大,可以快速创建重复日程

当你计划了一些事情,你可以减少犹豫,我是去看时还是玩游戏,这个在规划之处就决定好了。既然决定了额,那么就为了设定的目标努力。

#3 Get information at the right time

#3.1 每天检查你的日程

早上醒来看下日程,作为起床后的例行流程之一
可以全局看下今天要做的事情

#3.2 设置提醒

  • 当我们时间评估不对时,导致时间排的太紧,导致实际时间比预计长,消息提醒可以让我们更合理地安排时间
  • 分割作用
    • 适时的消息提醒,可以让我们有时间评估之后大的任务块的细分任务时长

需要清楚一些事实,到达目的地,处理事情,做准备需要多长时间
需要关注一天任务规划的完成率
在日程时长的评估上,一般来说将需要的时长乘以1.5,作为日程的时长
比如 30min x 1.5 = 45min
很多日历可以多次提醒,一些重要的可以多次提醒。